In de horeca bestaat er geen negen-tot-vijfmentaliteit. Hoewel je je medewerkers om een bepaalde tijd verwacht voor hun shift, gaan ze pas naar huis wanneer de drukte in het restaurant dit toelaat. Dit betekent dat een goede urenregistratie absoluut onmisbaar is, zowel voor jou als je werknemers. Hoe regel je deze urenregistratie? Wij vertellen je graag meer over het gebruik van urenregistratiesoftware.
Waarom software gebruiken voor de urenregistratie?
Laat je op dit moment je werknemers handmatig hun gewerkte uren invoeren? Dan heb je hier ongetwijfeld verschillende nadelen van ondervonden. Niet alleen is het sjoemelen met uren op deze manier makkelijk voor medewerkers, maar het verwerken van alle data is veel werk. Ook is het handmatig digitaliseren, optellen en controleren van alle uren foutgevoelig en tijdrovend. Wat je nodig hebt, is de juiste software!
Gebruik je software voor de urenregistratie?
Dan heb je hier bijna geen omkijken meer naar. Werknemers loggen in - vaak met een pas, tag, code of hun vingerafdruk - en loggen op dezelfde wijze weer uit. Het systeem telt aan het eind van de maand alle uren tot de minuut nauwkeurig bij elkaar op. Met software hoef je je geen zorgen meer te maken dat je medewerkers meer werken dan wettelijk is toegestaan of dat ze minuren draaien. Alles wordt bijgehouden door de software.
De voordelen van urenregistratiesoftware
Hier staan de grootste voordelen van het gebruiken van urenregistratiesoftware in de horeca op een rij:
- Het bespaart je een hoop werk.
- Het is betrouwbaar.
- Je krijgt een duidelijk overzicht.
- Het helpt bij het naleven van de arbeidswetten.
- Werknemers vragen eenvoudig verlof aan.
- Werknemers kunnen onderling van shift wisselen.
- Het inkloksysteem is eenvoudig.
- Pauzes worden nauwkeurig bijgehouden.
- Je krijgt een alert wanneer een medewerker te laat inklokt.
- Werknemers worden eraan herinnerd wanneer ze vergeten uit te klokken.
We lichten graag een aantal van de grootste voordelen voor je uit. De eerste is dat urenregistratiesoftware een betrouwbare urenregistratie garandeert. Dit is fijn voor jou als werkgever, maar ook voor je werknemers. Jij hoeft je geen zorgen te maken dat iemand zijn gewerkte uren voor het gemak naar boven afrondt. Je betaalt aan het eind van de maand dus niet meer salaris uit dan zou moeten. Aan de andere kant vragen werknemers zich met urenregistratiesoftware niet langer af of hun leidinggevende ze wel genoeg heeft uitbetaald.
Handig als leidinggevende
Als leidinggevende geniet je ook van een beter inzicht met behulp van de juiste software. Zo zie je eenvoudig of er gedurende de maand sprake was van onder- of overbezetting. Met behulp van deze overzichtelijke data maak je voor de volgende maanden een nog betere planning.
Dankzij het systeem wordt alles automatisch bijgehouden. Zo houdt het systeem bij of de gewerkte uren overeenkomen met het contract en het noteert de plus-en minuren. Het handmatig bijhouden van de uren van al je medewerkers is een zeer tijdrovende klus. Door software te gebruiken, bespaar je op administratiekosten. Bovendien verschuif je de focus van data naar waar het in de horeca echt om draait: de gasten.
Tijdbesteding van de medewerkers
Met urenregistratiesoftware hou je eenvoudig bij hoe je medewerkers hun tijd besteden. Tegelijkertijd voorkomt het dat werknemers het gevoel krijgen dat je ze constant controleert. Dit zorgt voor een betere relatie tussen werkgever en werknemer. Tegelijkertijd verhoogt het de productiviteit.
Bewijs van het houden aan de wet
Met behulp van een betrouwbare registratie van de gewerkte uren, laat je eenvoudig zien dat binnen jouw restaurant of hotel alles volgens de arbeidswetten verloopt. Dit kan je een hoop problemen helpen voorkomen. In de horeca gebeurt het nog weleens dat werknemers te veel dagen achter elkaar werken of dat er niet genoeg uren tussen hun diensten in zitten. Met behulp van registratiesoftware bewijs je makkelijk dat jij je aan de wet houdt. Ook geeft het je het nodige inzicht wanneer je nieuwe roosters inplant.
Wat kun je allemaal met urenregistratiesoftware?
Hoe de registratie werkt en wat je er allemaal mee kunt, verschilt per software. Daarom is het goed om verschillende software met elkaar te vergelijken. Wat kun je in de regel met urenregistratiesoftware?
Je stelt eenvoudig per functie verschillende loontarieven in. Het systeem berekent automatisch onregelmatigheidstoeslagen en plus- en minuren. Uren kunnen achteraf worden aangepast door autorisaties voor leidinggevenden te gebruiken. Gaat jouw restaurant verhuizen? Dan is het wellicht handig om deze registratie toe te passen om nog beter overzicht te houden.
Inklokken
Medewerkers hebben ook de mogelijkheid om een opmerking bij het in- en uitklokken te plaatsen, bijvoorbeeld waarom ze te laat hebben ingeklokt. Is iemand te laat gekomen? Je stelt zelf in wat er op zo’n moment gebeurt. Sommige systemen laten het werknemers weten wanneer ze vergeten zijn om uit te klokken. Op deze manier kan dit registratiefoutje snel worden verholpen en hoeft een medewerker achteraf niet te gissen wanneer hij gestopt was met werken.
Het gebruiken van een urenregistratie-app
Het gebruiken van een urenregistratie-app bevat een aantal extra voordelen. Zo is deze app niet alleen een tool om uren te registreren, maar ook om met je team te communiceren. Collega’s hebben tevens de mogelijkheid om onderling zaken te plannen. Denk hierbij aan het ruilen van diensten. Met behulp van een app vraagt een werknemer ook eenvoudig verlof aan. Met een app maak je makkelijk werkroosters, en je controleert de gewerkte uren van iedere werknemer.
Welke software kies jij?
Welke software je kiest, is afhankelijk van je wensen. Vergelijk verschillende software en kijk wat het te bieden heeft qua registratie en automatisering. Overweeg ook hoe en waar werknemers moeten inklokken. Behoort kassa koppeling bijvoorbeeld tot de mogelijkheden? Moeten werknemers een pasje of een code gebruiken? Als je denkt dat veel medewerkers hun pasje vaak zullen vergeten, is een code een beter idee. Het gebruiken van een vingerafdruk is nog eenvoudiger en betrouwbaarder, omdat dit geen ruimte overlaat voor fouten en fraude.
Heb je een systeem gevonden dat je aanspreekt? Vaak is het mogelijk om de software gratis uit te proberen of om een interactieve demo te volgen. Zo maak je eenvoudig een keus waar je echt voordeel van hebt.
Over de auteur
