Urenregistratie in de horeca gebeurt nog te vaak op een briefje onder de kassa of in een Excel-bestand dat achterloopt en dat kost geld. Gewerkte uren wijken af van geplande uren, toeslagen worden verkeerd berekend en bij een controle ontbreekt bewijs. De Arbeidstijdenwet vraagt van iedere werkgever een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden, die je minimaal 52 weken bewaart. Met een kloppende registratie voldoe je aan die eis en zie je per week wat je personeel werkelijk kost.
Wat de wet vraagt van je urenregistratie
De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers om arbeids- en rusttijden van medewerkers vast te leggen. Kortom, de urenregistratie per medewerker in de horeca moet genoteerd worden als; begintijd, eindtijd en pauzes van iedere dienst. Deze gegevens bewaar je minimaal 52 weken, zodat de Nederlandse Arbeidsinspectie bij een controle kan nagaan of je binnen de regels werkt. De urenadministratie die je gebruikt voor de loonberekening valt daarnaast onder je bedrijfsadministratie. Deze bewaar je 7 jaar voor de Belastingdienst.
Voor de horeca komt daar ook de cao bij. Feestdagentoeslag, overuren en jeugdlonen berekent je loonadministratie op basis van de geregistreerde uren. Klopt de registratie niet, dan klopt de loonstrook niet. Dat leidt tot naberekeningen, discussies met medewerkers en in het ergste geval een loonvordering achteraf. Kortom, werk jij in de horeca? Dan is een goede urenregistratie van groot belang.
Oproepkrachten: hier gaat het vaak mis
Veel horecazaken draaien op oproepkrachten en nulurencontracten. Juist bij deze groep is een sluitend urenoverzicht nodig, want de Wet arbeidsmarkt in balans stelt er concrete eisen aan. Na 12 maanden doe je een oproepkracht een aanbod voor een vast aantal uren, gebaseerd op het gemiddelde van de gewerkte uren in die periode. Zonder complete registratie kun je dat gemiddelde niet onderbouwen.
Daarnaast geldt: zeg je een oproep binnen 4 dagen voor aanvang af, dan houdt de medewerker recht op loon over de opgeroepen uren. Wie diensten, wijzigingen en gewerkte uren op één plek vastlegt, voorkomt discussie over wat er is afgesproken en wat er is gewerkt.
Van papier en Excel naar een digitale registratie
Papieren urenbriefjes en Excel-sheets werken prima als horeca urenregistratie, zolang het team klein is en de bezetting stabiel. In de praktijk lopen ze snel vast: medewerkers vullen uren achteraf uit het hoofd in, pauzes ontbreken en de bedrijfsleider typt alles over voor de salarisadministratie. Iedere overtypactie is een kans op fouten. Digitale registratie pakt dat anders aan. Medewerkers klokken in en uit via een app, tablet of het kassasysteem. De geregistreerde tijden staan direct naast het rooster, zodat je per dienst ziet waar gewerkte uren afwijken van geplande uren. Een online tool voor urenregistratie zoals Werktijden.nl, rekent toeslagen en overuren automatisch door en exporteert de uren naar je salarispakket. Daarmee vervalt het overtypen en heb je de wettelijke registratie zonder extra administratie op orde.
Gewerkte uren naast omzet leggen
Loonkosten behoren in de horeca tot de grootste kostenposten. Wie alleen naar de loonstrook aan het einde van de maand kijkt, stuurt te laat bij. Een actuele urenregistratie laat per dag zien hoeveel uur er in de bediening, keuken en bar is gewerkt. Leg je die uren naast de omzet, dan zie je welke diensten te ruim bezet waren en waar je op piekmomenten juist handen tekortkwam. Die inzichten voeden je volgende rooster. Software voor personeelsplanning in de horeca toont bij het roosteren direct wat een dienst kost, inclusief toeslagen. Zo plan je op verwachte drukte in plaats van op een vast weekpatroon en houd je de loonkosten per omzet-euro in beeld.
Zo kies je een registratiemethode voor jouw zaak
Kijk bij de keuze naar drie punten. Ten eerste het gemak van invoer: klokken medewerkers zelf via hun telefoon of een tablet bij de ingang, dan is de registratie compleet zonder dat jij erachteraan zit. Ten tweede de koppeling met je rooster en salarisadministratie, zodat toeslagen en overuren automatisch meegaan naar de loonstrook. Ten derde de rapportage: een systeem dat uren per afdeling naast omzet en geplande uren zet, geeft je iedere week een concreet beeld van je personeelskosten.
Start met het digitaal vastleggen van in- en uitkloktijden inclusief pauzes en bouw vanaf daar uit. Zo voldoe je aan de bewaarplicht, onderbouw je aanbiedingen aan oproepkrachten en weet je bij ieder rooster wat het gaat kosten.
Over de auteur
